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Questions fréquentes : soumission d’échantillons pour irradiation au Centre de technologies des rayonnements

Le Centre de technologies des rayonnements (RTC – Radiation Technology Center) se spécialise dans le traitement de produits exigeant la délivrance d’une dose d’irradiation de haute précision à des fins de validation, vérification de dose et de recherche. Afin de faciliter les soumissions de produits et d’améliorer le délai d’exécution pour le produit, ce TechTip aborde des questions qui peuvent être soulevées lorsque le produit est soumis en vue d’un traitement d’irradiation.

Comment puis-je soumettre des échantillons ?

Pour les clients qui ne sont pas traités par STERIS Isomedix Services, les formulaires de configuration du client devront être complétés. Ces formulaires comprennent : l’accord d’expédition non stérile, l’attribution des responsabilités, les conditions générales de vente, la demande de crédit et les formulaires W9. Ces formulaires doivent être signés par le client et un membre de la direction de STERIS Isomedix Services avant le traitement. Si ces formulaires ont été remplis auprès d’une autre installation STERIS Isomedix Services, veuillez informer le personnel RTC de la configuration précédente lors de l’établissement des études d’irradiation initiales pour rationaliser le processus.

Les échantillons sont soumis à l’aide du guide et formulaire Radiation Request Form (RRF – Formulaire de demande de rayonnement). Une fois rempli, le RRF est acheminé par voie électronique pour devis à un représentant du service client RTC. Suite à l’établissement du devis, le RRF sera renvoyé par courrier électronique au client. Le RRF avec devis retourné contiendra les informations finalisées requises pour vos dossiers, ainsi que les coûts de traitement permettant de lancer un bon de commande (BC) ou ordre de paiement par carte de crédit. Pour le paiement par carte de crédit, il suffit de taper « carte de crédit » dans le champ BC sur le RRF, et un représentant du service client RTC communiquera avec vous par téléphone pour obtenir les informations pertinentes. Alternativement à la soumission électronique du RRF, un RRF manuel peut être obtenu en contactant le RTC si la soumission électronique n’est pas possible. Dans ce cas, le formulaire manuel est rempli par le client, puis faxé au RTC pour devis. Une fois le devis réalisé pour le formulaire manuel, il est ensuite renvoyé par télécopieur au client.

Suite au retour au client, le RRF, sous forme électronique ou manuelle, doit être revu, signé et retourné au RTC par fax ou scanner par le client avec une copie papier du bon de commande ou de la notification au RTC que la carte de crédit sera utilisée pour le paiement. Le produit ne peut être traité sans à la fois un RRF signé et une copie papier du BC disponible. Il est également recommandé que le RRF original, y compris le BC ou la demande par carte de crédit, soit inclus avec l’envoi du produit pour faciliter l’identification des exigences du produit lors de la réception par le RTC. Une fois le RRF rempli et archivé au RTC, le produit peut être immédiatement acheminé pour traitement.

Quelle est la meilleure façon d’emballer des échantillons pour irradiation ?

Il est préférable que les échantillons soient emballés dans des cartons ondulés n’excédant pas 2 pieds cubes (0,05663 m3). Des cartons plus grands ou irréguliers peuvent également être traités à un prix légèrement plus élevé. Veuillez contacter le RTC pour vos besoins spécifiques concernant les produits surdimensionnés.

Des protections externes sont parfois utilisées par les clients pour protéger les cartons intérieurs (par ex., le produit à l’intérieur est fragile) ou conserver le produit frais ou congelé en l’entourant de glace ou de carboglace. Dans ce cas, c’est le carton interne qui doit être irradié et figurer sur le RRF. Le RTC supprimera les cartons intérieurs pour le traitement et les remballera, tels que reçus, pour l’expédition de retour.

Une fois le carton ondulé approprié choisi, le produit doit être placé à l’intérieur de manière cohérente (densité uniforme) afin de maximiser l’efficacité de la pénétration de la dose au cours du procédé d’irradiation. Si cela est nécessaire, des éléments tels que du papier bulle, des billes en polystyrène, des sacs gonflables, etc. doivent être utilisés pour éviter l’instabilité du contenu, protéger les produits fragiles et/ou pour garantir qu’il y a peu ou pas d’espace vide dans l’emballage. Réduire l’espace vide dans un emballage est important du fait que toute variation de densité entre un matériau d’emballage de faible densité et un produit à haute densité se manifestera dans la dose d’irradiation délivrée. Comme pour tout article expédié, le carton ondulé doit être solidement scellé en utilisant du ruban d’emballage pour assurer le confinement du contenu.

Quelles autres options de manutention spéciales sont disponibles avant l’irradiation ?

Le gerbage est un service où un nombre limité de petits colis sont liés ensemble pour former un cube de produit plus grand. Le gerbage de cartons de produit permet ainsi une seule irradiation de produit et non plusieurs irradiations de produit, économisant ainsi l’argent des clients et augmentant l’efficacité de l’irradiation. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour le gerbage et les exigences du gerbage sont les suivantes: 1) les cartons doivent être de la même taille et poids; 2) le volume total regroupé doit être inférieur ou égal à 2 pieds cubiques et 3) avoir une densité non supérieure à 0,16 g/cm3.

Le remballage est un service qui est utilisé pour réduire la taille du carton livré au RTC (dans le cas où le carton était trop grand ou de taille trop irrégulière pour être efficacement irradié), si le carton expédié a été endommagé pendant le transport, et/ou si le carton contient un espace d’air vide excessif. Il y a des frais minimum pour effectuer ce service.

Quel type d’instructions spéciales doit être inclus lors de l’expédition de marchandises dangereuses ?

Avant l’expédition d’échantillons classés comme marchandises dangereuses, une notification verbale préalable est requise. Lorsque vous expédiez des marchandises dangereuses, veillez à ce que toutes les exigences relatives à l’étiquetage, l’expédition et à la documentation supplémentaire éventuelle soient respectées. Il est nécessaire que la fiche de données de sécurité (FDS) soit incluse avec le bordereau d’expédition pour tous les matériaux expédiés qui sont classés comme marchandises dangereuses. Si vous avez des questions concernant l’expédition de marchandises dangereuses, des informations peuvent être obtenues en contactant votre transporteur.

Que faire si mes échantillons sont sensibles à la température ?

Avant l’expédition d’échantillons qui sont sensibles à la température, des notifications préalables anticipées sont requises. Pour les échantillons nécessitant de la carboglace, un conteneur en polystyrène enfermé dans du carton ondulé est nécessaire. Si la glace sèche doit être ajoutée avant l’irradiation, le client doit aviser le RTC au moins 24 heures à l’avance de l’arrivée du produit. Tous les produits soit expédiés soit irradiés sur carboglace doivent être traités avec le statut Traitement le jour même ou Priorité. Le traitement de routine sur la carboglace peut être possible, mais devra être organisé avec le RTC à l’ avance. La carboglace peut être ajoutée aux conteneurs au besoin, moyennant des frais supplémentaires.

Pour les échantillons nécessitant une réfrigération ou congélation, le conteneur de l’ expéditeur et le formulaire de demande de rayonnement doivent indiquer ce besoin et des frais supplémentaires seront évalués. Le RTC dispose de réfrigérateurs et de congélateurs de qualité restauration pour le stockage du produit mais ne revendique pas de conditions contrôlées. Si la connaissance des conditions d’expédition/de stockage est importante pour votre étude, il est recommandé d’inclure un enregistreur de température avec votre produit pour la surveillance. Veuillez aviser le RTC qu’un enregistreur de données a été inclus, car il devra être enlevé avant l’irradiation pour éviter d’ endommager l’instrument. Toutes les instructions spéciales doivent être incluses sur le formulaire de demande de rayonnement soumis.

Comment puis-je vérifier l’état de mon produit lorsqu’il a été reçu ?

Si vous avez des questions concernant l’état de votre produit, il vous suffit de contacter directement le RTC. Le RTC sera en mesure de vérifier l’état de votre produit par le référencement de votre IRL#, (un numéro unique de suivi appliqué à votre produit lors de la réception)

Si je suis novice dans l’utilisation de la stérilisation par rayonnement, pourrai-je contacter quelqu’un pour m’aider à comprendre le procédé ?

Le RTC est le siège de l’équipe technique Gamma et dispose d’un personnel composé de chefs de projet à plein temps qui sont là pour aider les clients à comprendre le processus de stérilisation par rayonnement. Nous serons ravis de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir concernant le procédé. En outre, le RTC peut fournir une gestion complète de projet clé en main pour établir Les doses de stérilisation, la manipulation de la dose d’audit, la cartographie dosimétrique et la conception expérimentale pour les besoins de vos produits.

Coordonnées :

Le RTC et l’équipe Radiation TechTeam sont toujours disponibles pour discuter des questions ou des préoccupations que vous pourriez avoir par rapport à votre produit ou le processus de soumission du produit. N’hésitez pas à contacter le RTC – « Nous sommes là pour vous aider ! »

Site : 2500 Commerce Drive

Libertyville, IL 60048

Téléphone : 877 783 7479

Email : Gamma.TechTeam@steris.com