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Frequently Asked Questions (FAQs): Einreichung von Proben für die Bestrahlung beim Radiation Technology Center

Das Radiation Technology Center (RTC) hat sich auf die Bearbeitung von Produkten spezialisiert, für die im Hinblick auf die Validierung, Dosisprüfung und Forschung die Verabreichung von hochpräzisen Strahlungsdosen erforderlich ist. Um die Einreichung von Produkten zu vereinfachen und die Bearbeitungszeit so kurz wie möglich zu halten, werden in diesem technischen Tipp Fragen beantwortet, die sich ergeben können, wenn ein Produkt für einen Bestrahlungsprozess eingereicht wird.

Wie werden Proben eingereicht?

Kunden, die zuvor noch nicht mit STERIS Isomedix Services zusammengearbeitet haben, müssen zunächst die entsprechenden Formulare ausfüllen. Dazu gehören unter anderem: Verladevereinbarung für nicht sterile Produkte, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Kreditantrag und W9-Formulare. Diese Formulare müssen vor dem Verfahren vom Kunden sowie von einem Mitglied des STERIS Isomedix Services-Management unterzeichnet werden. Wenn diese Formulare bereits an einem anderen STERIS Isomedix Services-Werk ausgefüllt wurden, informieren Sie die Mitarbeiter des RTC über die Einstellungen am anderen Standort, um den Prozess für die ersten Bestrahlungsstudien zu optimieren.

Proben werden mithilfe des Bestrahlungsanfrageformulars (Radiation Request Form, RRF) eingereicht. Sobald dieses Formular ausgefüllt ist, wird das RRF elektronisch zur Angebotserstellung an einen Mitarbeiter des RTC-Kundenservices weitergeleitet. Nach Erstellung des Angebots wird das RRF per E-Mail an den Kunden zurückgesendet. Das zurückgesendete RRF mit Angebot enthält die finalen Informationen, die Sie für Ihre Unterlagen benötigen, sowie die Prozesskosten, um eine Auftrag auf Rechnung bzw. eine Kreditkartenzahlung durchzuführen. Wenn Sie mit Kreditkarte zahlen möchten, geben Sie einfach „Kreditkarte“ in das entsprechende Feld des RRF ein. Ein Mitarbeiter des RTC-Kundenservices wird sich anschließend telefonisch bei Ihnen melden, um die entsprechenden Informationen einzuholen. Als Alternative zur elektronischen RRF-Einreichung kann auch ein RRF in Papierform gesendet werden. Wenden Sie sich dazu an das RTC, falls der Versand per E-Mail nicht möglich ist. In diesem Fall wird das Formular vom Kunden in Papierform ausgefüllt und dann zur Angebotserstellung per Fax an das RTC gesendet. Nach der Angebotserstellung wird das Formular an den Kunden per Fax zurückgesendet.

Das RRF (in elektronischer und in Papierform) sollte vom Kunden überprüft, unterschrieben und per Fax oder Scan an das RTC zurückgesendet werden. Außerdem wird eine Kopie des Bestellformulars bzw. der Benachrichtigung, dass zur Zahlung eine Kreditkarte verwendet wird, in Papierform benötigt. Das Verfahren kann nicht initiiert werden, wenn das unterzeichnete RRF und das Bestellformular in Papierform nicht vorliegen. Es wird außerdem empfohlen, der Produktsendung das Original-RRF einschließlich des Bestellformulars bzw. des Kreditkartenbezahlantrags beizulegen. So können die Produktanforderungen bei Erhalt im RTC schneller identifiziert werden. Sobald das RRF ausgefüllt und im RTC entsprechend abgelegt wurde, kann das Produkt dem Prozess zugeführt werden.

Wie werden Proben für die Bestrahlung am besten verpackt?

Die beste Verpackung für Proben ist ein Wellkarton mit weniger als 57 dm3 (2 ft3). Größere oder ungleichmäßige Kartons können zu höheren Gebühren ebenfalls verarbeitet werden. Wenden Sie sich an das RTC, wenn Sie Fragen zu speziellen/übergroßen Produkten haben.

Manche Kunden verwenden Umverpackungen, um Kartons zu schützen (z. B. wenn das Produkt zerbrechlich ist), oder umgeben es mit Eis oder Trockeneis, damit es kühl oder gefroren bleibt. In diesem Fall sollte der innere Karton bestrahlt werden und auf dem RRF angegeben werden. Das RTC entnimmt dann für das Verfahren den inneren Karton und packt ihn für den Rückversand wieder so ein, wie er entgegengenommen wurde.

Sobald ein geeigneter Wellkarton ausgewählt wurde, sollte das Produkt auf konsistente Weise (gleichbleibende Dichte) darin platziert werden, um die Wirksamkeit der Dosisdurchdringung während des Bestrahlungsverfahrens zu maximieren. Sofern erforderlich, können Luftpolsterfolie, Styroporflocken, Luftkissen usw. verwendet werden, um zu verhindern, dass sich der Inhalt bewegt, um zerbrechliche Produkte zu schützen und/oder um sicherzustellen, dass es keinen bzw. nur einen geringen leeren Raum im Paket gibt. Das Reduzieren von leerem Raum im Paket ist wichtig, da Unterschiede zwischen der geringen Dichte des Verpackungsmaterials und der hohen Dichte des Produkts Auswirkungen auf die Bestrahlungsdosis haben können. Wie beim Versand von anderen Artikeln auch, ist es wichtig, dass der Wellkarton sicher mithilfe von Klebeband verschlossen wird, um den Einschluss der Inhalte sicherzustellen.

Welche weiteren Optionen stehen vor der Bestrahlung zur Verfügung?

Die Bündelung ist ein Service, bei dem eine begrenzte Anzahl von kleineren Paketen kombiniert wird, um eine größere Produkteinheit zu generieren. Wenn mehrere Produktkartons gebündelt werden, kann die Produktbestrahlung gemeinsam erfolgen. Durch diese gebündelte Bestrahlung wird Geld des Kunden gespart und die Bestrahlungseffizienz erhöht. Hierfür fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Die Voraussetzungen lauten wie folgt: 1) Die Kartons müssen über dieselbe Größe und dasselbe Gewicht verfügen, 2) das Gesamtvolumen der Bündelung muss kleiner bzw. gleich 57 dm3 (2 ft3) sein und 3) die Dichte darf 0,15 g/cm3 nicht überschreiten.

Das Umpacken ist ein Service, der Anwendung findet, um die Größe der Kartons zu reduzieren, die an das RTC gesendet werden (für den Fall, dass ein Karton zu groß oder zu ungleichmäßig ist, um effektiv bestrahlt zu werden), wenn ein Karton beim Versand beschädigt wurde und/oder wenn ein Karton zu viel leeren Raum beinhaltet. Für diesen Service fallen geringe Gebühren an.

Welche besonderen Anweisungen müssen vorliegen, wenn gefährliche Güter versendet werden?

Bevor gefährliche Güter versendet werden, ist eine mündliche Ankündigung im Voraus erforderlich. Stellen Sie beim Versand von gefährlichen Gütern sicher, dass die Anforderungen an Etiketten, Versanddokumenten und ggf. an zusätzlich erforderlichen Dokumenten erfüllt werden. Beim Versand von gefährlichen Gütern ist es notwendig, dass dem Lieferschein ein Materialsicherheitsdatenblatt (MSDB) beigelegt wird. Wenn Sie Fragen hinsichtlich des Versands gefährlicher Güter haben, wenden Sie sich an Ihren Versanddienstleister.

Was muss ich bei temperaturempfindlichen Proben beachten?

Bevor temperaturempfindliche Proben versendet werden, ist eine Ankündigung im Voraus erforderlich. Wenn für Proben Trockeneis benötigt wird, ist ein Styroporbehälter in einem Wellkarton erforderlich. Wenn Trockeneis vor der Bestrahlung hinzugefügt werden muss, muss der Kunde das RTC mindestens 24 Stunden vor Ankunft des Produkts benachrichtigen. Alle Produkte, die mit Trockeneis bestrahlt oder versendet werden, werden als „Same Day Processing“ bzw. „Priority“ behandelt. Ein Routineverfahren mit Trockeneis ist zwar möglich, muss jedoch vorab mit dem RTC vereinbart werden. Trockeneis kann bei Bedarf gegen Gebühr hinzugefügt werden.

Wenn die Probe gekühlt oder eingefroren werden muss, muss dies auf dem Versandkarton und dem Bestrahlungsanfrageformular (RRF) angegeben werden. Für diesen Service fallen Gebühren an. Das RTC verfügt über handelsübliche Kühlschränke und Gefriertruhen zur Lagerung von Produkten; eine kontrollierte Umgebung kann jedoch nicht gewährleistet werden. Wenn Versand-/Lagerungsbedingungen für Ihre Studie wichtig sind, wird empfohlen, dem Produkt zu Überwachungszwecken ein Gerät zur Erfassung der Temperaturdaten beizulegen. Bitte informieren Sie das RTC, dass ein solches Gerät beigelegt wurde, damit es vor der Bestrahlung entnommen werden kann. Nur so kann eine Beschädigung des Instruments vermieden werden. Alle besonderen Anweisungen müssen auf dem RRF vermerkt werden.

Wie kann ich mich über den Status meines Produkts informieren, sobald es in Empfang genommen wurde?

Wenn Sie Fragen hinsichtlich des Status Ihres Produkts haben, wenden Sie sich direkt an das RTC. Das RTC kann den Status Ihres Produkts überprüfen. Sie müssen dazu nur die IRL-Nummer oder die Bestellnummer (einzigartige Tracking-Nummer, die bei Erhalt vergeben wurde) nennen, um Ihren Vorgang zu identifizieren.

Mir ist die Sterilisation mittels Bestrahlung neu. Gibt es jemanden, an den ich mich wenden kann, um das Verfahren zu verstehen?

Im RTC gibt es ein TechTeam für die Gammastrahlensterilisation und ein Team von Projektmanagern. Sie helfen Kunden gerne beim Verstehen des Sterilisationsverfahrens. Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen hinsichtlich des Verfahrens. Zusätzlich dazu bieten wir ein umfassendes Projektmanagement an, das bei Bedarf Sterilisationsdosen festlegt und die Handhabung von Dosisprüfungen, die Dosisverteilungsmessung und den Experimentaufbau entsprechend Ihrer Produktanforderungen übernimmt.

Kontaktinformationen:

Das RTC und das TechTeam für Bestrahlungen stehen immer zu Ihrer Verfügung, um Fragen oder Anliegen zu Ihrem Produkt oder zur Einreichung von Produkten zu klären. Wenden Sie sich einfach an das RTC – „Wir helfen Ihnen gerne!“

Standort: 2500 Commerce Drive

Libertyville, IL 60048

Telefon: +1 877-783-7479

E-Mail: Gamma.TechTeam@steris.com